Gestión de archivos: la importancia de contar con un profesional

gestion de archivos.Destruccion de documentos.

Gestión de archivos  | Los archivos son la fuente principal de las empresas. Toda su historia se encuentra en la documentación que se almacena en ellos. Por tanto, todo el seguimiento de actividades que se han llevado a lo largo de los años se puede encontrar allí.

Gestión de archivos

La gestión de archivos es una herramienta muy importante dentro de la misma empresa. Para esta función es necesario que esté presente una persona cualificada en la materia. Que se encargue de controlar y almacenar todos los archivos de información que se puedan tener de la empresa.

Gestión de archivos

El archivero es una figura imprescindible para mantener de forma ordenada toda la documentación. Garantiza la conservación de los documentos, asegurándose de que siempre estén disponibles cuando hagan falta. Esta labor de custodiar el patrimonio documental de la empresa o de la Administración es fundamental. Pero además, el archivista realiza otras labores como:

  • Se encarga de la gestión organizativa del centro o servicio
  • Gestión documental
  • También de la gestión de riesgos
  • Organización documental o archivística
  • Comunicación y función social

Otro punto importante que podemos mencionar es que el profesional que se encuentre en el archivo, tiene que tener el conocimiento de Reglamento General de Protección de Datos. La conservación y privacidad de los documentos se ha visto más protegida, sin olvidar los plazos de conservación, que también tienen su importancia.

Además, se puede dar el caso de tener una inspección en la oficina y, por no tener el archivo al día o no tener los conocimientos sobre la Ley de Protección de Datos, sean sancionados por ello. O que puedan tener otro tipo de problemas legales o fiscales.

Con todo esto, podemos ver la importancia de tener una persona cualificada para este puesto. Que disponga de los conocimientos necesarios para poder llevar a cabo bien la tarea.

Por último, te recomendamos que contactes con nosotros, ya que contamos con el personal especializado para llevar a cabo este trabajo. ¡Te esperamos!